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Calculadora del coste de las ausencias

Cuánto te cuestan al mes las citas a las que el cliente no viene ni avisa, y qué cambiaría con dos recordatorios por WhatsApp. Para clínicas, fisioterapia, peluquerías y cualquier negocio con cita previa.

Tu agenda en un mes

Ejemplos con cifras supuestas; cambia cualquiera por las tuyas.

Todas las programadas, vengan o no.
Citas a las que no vienen ni avisan a tiempo. Como referencia: un 23 % de media en la revisión internacional más citada, y entre el 12,5 % y el 20,9 % en consultas de hospitales públicos españoles. Lo útil es medir la tuya.
Lo que factura de media una cita, sin impuestos.
Material o producto de esa cita que no usas si no viene. El sueldo y el alquiler se pagan igual.
Ausencias cuyo hueco vuelves a llenar, por ejemplo con una lista de espera.

Lo que te cuestan las ausencias al mes

0 €

    Con dos recordatorios por WhatsApp

      Estimación orientativa. La reducción de una cuarta parte es la media de un metaanálisis de 21 estudios con SMS y llamadas; con WhatsApp hay menos evidencia, así que mide antes y después. Los recordatorios se calculan como dos plantillas de utilidad por cita, a la tarifa de Meta para España (0,0166 €).

      Cómo se calcula

      Coste al mes = citas perdidas sin aviso × (ingreso medio por cita − coste que no se gasta) − lo que recuperas al volver a llenar esos huecos.

      Con recordatorios, la calculadora reduce las ausencias en una cuarta parte. Es el resultado del metaanálisis de Robotham y colaboradores (BMJ Open, 2016): la inasistencia bajó del 21 % al 15 % con aviso previo. Al ahorro le resta lo que cuestan los mensajes: dos por cita, como en la secuencia que proponemos en la guía para reducir los no-shows en una clínica.

      Calcula también la tasa por profesional, día de la semana y tipo de cita: así sabrás dónde concentrar los recordatorios y las llamadas. Si quieres ver cuánto cuestan otros mensajes, tienes la calculadora del coste de WhatsApp Business.

      Preguntas frecuentes

      ¿Cómo mido mi tasa de ausencias?

      Cuenta durante tres meses las citas a las que el cliente no vino ni avisó a tiempo y divídelas entre las citas programadas. Sepáralas de las cancelaciones con aviso, que sí te dejan reaprovechar el hueco.

      ¿Por qué restar el coste que no se gasta?

      Porque cuando alguien falta no pierdes todo el ingreso: tampoco gastas el material de esa cita. El sueldo y el alquiler, en cambio, se pagan igual.

      ¿Funcionan los recordatorios por WhatsApp?

      La evidencia sólida es de SMS y llamadas. Con WhatsApp hay muy pocos estudios, y en contextos muy distintos. Sus botones facilitan confirmar, cambiar o cancelar, pero conviene medir el efecto en tu agenda.

      ¿Puedo cobrar una señal a quien no viene?

      Sí, con los límites de la ley de consumidores: hay que informar antes y la penalización no puede ser desproporcionada. Lo explicamos en la guía sobre cómo reducir los no-shows.

      Fuentes

      1. No-shows in appointment scheduling: a systematic literature review. Dantas LF et al., Health Policy, abril de 2018.
      2. Using digital notifications to improve attendance in clinic: systematic review and meta-analysis. Robotham D et al., BMJ Open, octubre de 2016.
      3. Reducing non-attendance in outpatient appointments: predictive model development, validation, and clinical assessment. Valero-Bover D et al., BMC Health Services Research, abril de 2022.
      4. Absentismo, y factores asociados, en las citas programadas de una consulta externa de Medicina Preventiva. Hernández-García I et al., Journal of Healthcare Quality Research, 2018.
      5. Pricing on the WhatsApp Business Platform. Meta for Developers. Consultada el 22-10-2026.

      ¿Quieres que lo revisemos?

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